LIÊN HỆ NỘI DUNG MÔN TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TRONG GIẢNG DẠY MÔN KẾ TOÁN MÁY
Học phần Tổ chức HTKT là một học phần yêu cầu sinh viên khá toàn diện trong việc vận dụng kiến thức các môn lý thuyết về kế toán. Ở học phần này, sinh viên được nghiên cứu những vấn đề liên quan đến từng bước trong quy trình kế toán, được thực hành lập chứng từ, sổ kế toán một cách thủ công. Đây là nền tảng kiến thức để thực hành trên phần mềm kế toán.
Học phần Kế toán máy hướng dẫn sinh viên làm kế toán dưới sự hỗ trợ của PMKT. Thực tế, PMKT dù có hiện đại đến đâu cũng chỉ mang tính chất là công cụ hỗ trợ. Nếu sinh viên nắm được kiến thức nền tảng sẽ vận hành PMKT tốt hơn, nhanh hơn. Dễ tìm hướng giải quyết khi phát sinh những sai sót trong quá trình sử dụng PMKT.
Vậy, có thể liên hệ kiến thức 02 môn này như thế nào để tăng chất lượng học tập ở sinh viên trong môn KTM DN. Và cũng để sinh viên giải quyết được một số thắc mắc khi so sánh, liên hệ kiến thức của 02 môn này với nhau. Sau đây, xin chia sẻ một số nội dung có thể lưu ý khi giảng dạy học phần KTMDN.
- Trong môn KTMDN việc Khai báo danh mục vật tư, hàng hóa tương ứng với mở Sổ chi tiết trong môn Tổ chức HTKT. Vì vậy, những dữ liệu cần khai báo trong danh mục tương ứng với thông tin trong Thẻ kho. (Tương tư, khai báo TSCĐ tương ứng với mở Thẻ TSCĐ).
- Khi làm kế toán thủ công, cần đối chiếu Sổ tổng hợp và Sổ chi tiết, khi sử dụng PMKT thì không. Vì trong quy trình hoạt động của PMKT, toàn bộ dữ liệu sau khi được nhập vào hệ thống sẽ được lưu trữ dưới một CSDL duy nhất làm cơ sở để tính toán. Khi người dùng muốn kết xuất thông tin gì, hệ thống sẽ lấy từ CSDL này. Trong khi đó, ở kế toán thủ công. Một bộ chứng từ gốc được luân chuyển qua kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết. Với trình độ, kỹ năng khác nhau, kế toán sẽ xử lý thông tin trên chứng từ tùy vào mục đích của mình. Vì vậy, 02 người làm độc lập có thể xảy ra sai lệch. Cuối kỳ, cần đối chiếu giữa tổng hợp và chi tiết để đảm bảo khớp đúng, trước khi lập báo cáo.
- Khi khai báo trong PMKT: Một tài khoản kho có thể dùng để theo dõi nhiều kho. Nhưng kho chỉ được tương ứng với một tài khoản kho. Một DN có thể có nhiều kho, ở nhiều vị trí khác nhau. Kế toán có thể theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn ở từng kho. Song khi hạch toán, mỗi tài khoản kho tương ứng với một SCT, vì vậy khi khai báo Danh mục tài khoản kho cần lưu ý, chỉ mở một TK kho, TK kho này không bị trùng với TK khác.
- Quy trình hoạt động của PMKT gần như tương tự Quy trình hạch toán trong kế toán thủ công.
+ Quy trình hạch toán thủ công: Chứng từ > Sổ > Báo cáo
- Giai đoạn Chứng từ: Thu thập thông tin ban đầu về nghiệp vụ, sao chụp lại ngiệp vụ
- Giai đoạn sổ: Xử lý và ghi chép nghiệp vụ bằng ngôn ngữ của kế toán.
- Giai đoạn báo cáo: Cung cấp thông tin khái quát về tình hình kinh tế, tài chính của đơn vị
+ Quy trình hoạt động PMKT: Nhận dữ liệu > Xử lý dữ liệu > Kết xuất dữ liệu
- Giai đoạn nhận dữ liệu: kế toán nhập thông tin về nghiệp vụ vào PMKT
- Giai đoạn xử lý và kết xuất: gần như thực hiện tự động, tính toán, xử lý, kết xuất thông tin.
Lưu ý: Khi sử dụng PMKT, khâu nhập dữ liệu đặc biệt quan trọng, do người sử dụng quyết định chất lượng thông tin, chất lượng các khâu tiếp theo.
- Cách kiểm tra, phát hiện lỗi sai
Trong kế toán thủ công:
– Thường thì định kỳ, sẽ tiến hành kiểm tra đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết để phát hiện sai sót. Vì với một bộ chứng từ, hai kế toán cùng xử lý nếu không khớp đúng thì sẽ phát hiện và điều chỉnh kịp thời. Hoặc giữa thủ kho với kế toán chi tiết vật tư cũng có thể tiến hành đối chiếu định kỳ để bảo đảm yêu cầu quản lý tài sản.
– Trong kế toán máy, nên kiểm tra các sổ ngay sau khi cất các chứng từ (ghi sổ). Bởi như đã trình bày ở trên, đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và chi tiết là không cần thiết. Song, khi lập chứng từ và cất không phải lúc nào cũng thành công. Vì vậy cần kiểm tra xem sản phẩm của quy trình hạch toán là sổ, báo cáo có đươc lên đúng không ngay khi hoàn tất việc ghi sổ.
Thường thì PMKT sẽ có chức năng cảnh báo. Khi nhập dữ liệu không đúng, PMKT sẽ báo để người sử dụng kiểm tra lại. Nhưng ngay cả khi chức năng cảnh báo của PMKT không tốt, thì kế toán vẫn nên chủ động kiểm tra.
Người sử dụng thường được giảm bớt khối lượng công việc khi PMKT tự động sinh chứng từ có liên quan. Ví dụ: Mua hàng, thanh toán bằng tiền mặt. Kế toán chỉ cần nhập giao diện Phiếu nhập, còn Phiếu chi gần như tự động sinh chứng từ. Nhưng khi phát hiện sai sót, cần sửa thông tin trên Phiếu nhập mà trước đó đã có nghiệp vụ khác có liên quan đến tiền mặt, kế toán sẽ phải sửa cả chứng từ tự động sinh ra đó.
ThS Nguyễn Thị phương Thảo