Một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế toán với việc tăng cường kiểm soát nội bộ trong các đơn vị sự nghiệp công lập

Th.S. Vũ Thị Sen

Khoa Kinh tế

Absract. The article has brought out the common problems, as well as review the basics of organizing a system of vouchers for internal control units in public today. Since then, some will make recommendations to improve the organization voucher system to enhance internal controls in these units.

Tóm tắt. Bài viết đã đưa ra những vấn đề chung, cũng như những đánh giá cơ bản về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán với kiểm soát nội bộ trong đơn vị sự nghiệp công lập hiện nay. Từ đó, đề xuất một số ý kiếm nhằm hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ với việc tăng cường kiểm soát nội bộ trong các đơn vị này.

Xuất phát từ vai trò của chứng từ kế toán có ý nghĩa quan trọng trong việc tổ chức công tác kế toán và kiểm soát nội bộ trong các đơn vị nói chung và trong đơn vị sự nghiệp công lập nói riêng. Mặt khác, hiện nay vấn đề tổ chức hệ thống chứng từ kế toán với kiểm soát nội bộ tại các đơn vị sự nghiệp công lập chưa được quan tâm đúng mức dẫn đến hiệu quả hoạt động cũng như hiệu quả quản lý tài chính chưa cao. Do đó, bài viết đã đưa ra những đánh giá cơ bản về tổ chức hệ thống chứng từ với kiểm soát nội bộ trong các đơn vị sự nghiệp công lập hiện nay và đề xuất một số giải pháp về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ trong các đơn vị này.

1. Khái quát chung về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán với kiểm soát nội bộ trong các đơn vị

Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán (theo điều 4 khoản 7 của Luật kế toán). Chứng từ có ý nghĩa quan trọng trong việc tổ chức công tác kế toán, kiểm soát nội bộ bởi vì nó chứng minh tính pháp lý của các nghiệp vụ và của số liệu ghi chép trên sổ kế toán, cụ thể như:

Thứ nhất, việc lập chứng từ kế toán giúp thực hiện kế toán ban đầu, nó là khởi điểm

của tổ chức công tác kế toán và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị. Nếu thiếu chứng từ sẽ không thể thực hiện được kế toán ban đầu cũng như toàn bộ công tác kế toán.

Thứ hai, việc lập chứng từ kế toán là để ghi nhận nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và đã hoàn thành. Điều này đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Thứ ba, lập chứng từ kế toán là để tạo ra căn cứ để kế toán ghi sổ nghiệp vụ kinh tế.

Thứ tư, việc lập chứng từ kế toán là để ghi nhận đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm trước pháp luật về nghiệp vụ phát sinh.

Mặt khác, xét theo tính chất pháp lý của chứng từ, chứng từ kế toán thể hiện: Chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý chứng minh cho số liệu kế toán thể hiện trên các tài liệu kế toán. Căn cứ để kiểm tra việc thi hành mệnh lệnh, tính hợp pháp của nghiệp vụ, phát hiện các vi phạm, các hành vi lãng phí tài sản của đơn vị. Căn cứ để cơ quan tư pháp giải quyết các vụ tranh chấp, khiếu nại, tố cáo liên quan đến vấn đề kinh tế, tài chính. Căn cứ cho việc kiểm tra tình hinh thực hiện nghĩa vụ thuế đối với Ngân sách nhà nước của đơn vị. Căn cứ xác định trách nhiệm về nghiệp vụ phát sinh của các cá nhân, đơn vị liên quan đến nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh.

Hệ thống chứng từ kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập hiện nay được lập và sử dụng theo Chế độ chứng từ ban hành kèm theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30 tháng 3 năm 2006 của Bộ Tài chính. Chứng từ kế toán được phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau. Nếu căn cứ vào mức độ khái quát, chứng từ kế toán được chia làm hai loại chứng từ gốc và chứng từ tổng hợp.

Chứng từ gốc (chứng từ ban đầu). Chứng từ gốc có số lượng lớn hơn vì phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành trong quá trình hoạt động của đơn vị. Loại chứng từ này, một mặt là cơ sở cho việc kiểm tra, kiểm soát các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh tại đơn vị về mặt mục đích sử dụng, việc thực hiện các chỉ tiêu theo dự toán, theo kế hoạch, các định mức, các quy định về các khoản thu, chi và các hoạt động khác trong đơn vị. Mặt khác, Chứng từ gốc còn là cơ sở để xác định trách nhiệm của các đối tượng có liên quan đến mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong đơn vị.

Chứng từ tổng hợp (chứng từ trung gian) có số lượng ít hơn, vì trên cơ sở tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại để lập Bảng tổng hợp chứng từ giúp cho công tác hạch toán được giảm nhẹ khối lượng ghi chép và đơn giản hoá trong công tác hạch toán.

Nếu phân loại theo tính chất pháp lý, chứng từ kế toán có thể phân biệt thành hai loại là chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn.

Chứng từ bắt buộc là những chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc do yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi. Ví dụ như Hoá đơn GTGT. Đối với loại chứng từ bắt buộc, Nhà nước tiêu chuẩn hoá về quy cách, biểu mẫu, chỉ tiêu phản ánh trong chứng từ, mục đích và phương pháp lập chứng từ.

Chứng từ hướng dẫn là những chứng từ kế toán sử dụng trong nội bộ đơn vị. Nhà nước chỉ hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng làm cơ sở để các đơn vị vận dụng một cách thích hợp vào từng tình huống cụ thể. Chẳng hạn như Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho…

Trong tổ chức hệ thống chứng từ thì thủ tục kiểm soát được thực hiện như sau:

Thứ nhất, Kiểm soát theo nguyên tắc phê chuẩn đối với các nghiệp vụ gồm các loại chứng từ: Chứng từ thu, chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, đề nghị thanh toán, bảng thanh toán lương… Việc phê chuẩn này được quy định cho từng nghiệp vụ cụ thể, ví dụ: khi có nhu cầu sửa chữa TSCĐ hoặc mua sắm vật tư, công cụ dụng cụ phải có đề nghị từ bộ phận có nhu cầu và phải được phê duyệt của thủ trưởng đơn vị trước khi thực hiện nghiệp vụ đó. Quy trình phê chuẩn chứng từ được thực hiện qua 3 cấp: Từ cấp bộ phận quản lý trực tiếp đến bộ phận kế toán và cuối cùng là kiểm soát và phê duyệt của thủ trưởng đơn vị.

Thứ hai, Kiểm soát nguyên tắc bất kiêm nhiệm được tôn trọng không, như không kiêm việc phê chuẩn chứng từ với việc thực hiện. Chẳng hạn như việc thực hiện mua sắm các trang thiết bị, vật tư trong đơn vị được giao cho các bộ phận sử dụng lập kế hoạch, xây dựng dự toán, chuyển đến cho thủ trưởng đơn vị phê duyệt, thủ trưởng đơn vị giao cho một bộ phận độc lập khác căn cứ vào kế hoạch đã phê duyệt ký hợp đồng mua sắm.

Thứ ba, Trình tự kiểm soát chứng từ kế toán được thực hiện qua hai bước:

Một là kiểm soát ban đầu: Được thực hiện bởi kế toán thanh toán, nội dung kiểm soát gồm kiểm soát tính hợp lý và tính hợp pháp của các chứng từ gốc, nội dung kinh tế của nghiệp vụ, đơn giá và số lượng, chữ ký, đối chiếu với các định mức chi tiêu theo quy định của đơn vị và theo chế độ Nhà nước, kiểm tra việc sử dụng các khoản chi có đúng mục đích, đúng đối tượng theo mục lục NSNN không…

Hai là kiểm soát lại: Sau khi kiểm soát ban đầu, chứng từ sẽ được chuyển đến phụ trách kế toán và thủ trưởng đơn vị để kiểm tra, soát lại và ký chứng từ trước khi chuyển đến bộ phận thực hiện. Cuối cùng kế toán viên kiểm tra lại chứng từ như thủ tục kiểm soát ban đầu trước khi ghi chép, phản ánh vào sổ sách kế toán.

Trên cơ sở công tác kiểm soát chứng từ kế toán như trên sẽ giúp các đơn vị đạt được hiệu quả điều hành quản lý theo các mục tiêu hoạt động, quản lý chặt chẽ tình hình tài chính và nâng cao hiệu quả tài chính trong các đơn vị.

2. Những đánh giá chung về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán với kiểm soát nội bộ trong các đơn vị sự nghiệp công lập hiện nay

Công tác tổ chức hệ thống chứng từ của các đơn vị sự nghiệp công lập cơ bản đã thực hiện và tuân thủ theo Chế độ chứng từ kế toán ban hành kèm theo Quyết định số 19, ngày 30 tháng 3 năm 2006 của Bộ Trưởng BTC, nhưng tính kiểm soát của hệ thống chứng từ với hiệu quả hoạt động tại các đơn vị còn yếu. Công tác tổ chức hệ thống chứng từ tại các đơn vị đã thực hiện sự tuân thủ về mẫu chứng từ, cách phản ánh, ghi chép trên mẫu chứng từ kế toán. Nội dung trên chứng từ đã phản ánh được nội dung của nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh. Việc xây dựng hệ thống chứng từ trong các đơn vị đã đảm bảo phản ánh được nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Quy trình kiểm soát chứng từ được thực hiện căn bản theo các bước như trên cho nên đã hạn chế được các nghiệp vụ khai khống và sự gian lận trong đơn vị nhằm rút tiền kinh phí nhà nước cũng như nguồn vốn của đơn vị. Tăng cường tinh thần trách nhiệm của các đối tượng tham gia vào nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị. Trong quá trình thực hiện đảm bảo sự tuân thủ pháp luật về mặt lập chứng từ.

Bên cạnh những ưu điểm trong tổ chức hạch toán kế toán với kiểm soát nội bộ như trên thì việc thực hiện các quy định chung trong việc lập và kiểm tra và sử dụng chứng từ như trên còn những hạn chế. Chế độ khen thưởng, xử phạt từng người, từng bộ phận trong quá trình lập, tiếp nhận chứng từ kế toán chưa được thực hiện rõ ràng và hiệu quả. Do đó, hiệu quả kiểm soát về mục đích sử dụng, chi tiêu kinh phí, kế hoạch, dự toán, định mức chi tiêu … tại các đơn vị vẫn chưa cao. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán tại các đơn vị chưa thực sự khoa học, chưa xây dựng cho đơn vị hệ thống chứng từ hoàn chỉnh, các chứng từ xây dựng còn theo tính tự phát, hệ thống chứng từ chưa thực sự đảm nhiệm được vai trò kiểm soát đầy đủ các hoạt động tại đơn vị, chưa ngăn ngừa hết được những gian lận và sai sót trong các hoạt động của đơn vị mình. Đặc biệt, đối với các chứng từ ban đầu tại các đơn vị vẫn còn rất tồn tại những sai sót khi tiếp nhận chứng từ hoặc lập chứng từ như thiếu dấu, chữ ký, nội dung ghi không đầy đủ không rõ ràng… Chính sự kiểm soát không chặt chẽ này dẫn đến kế toán vẫn để lọt các nghiệp vụ khai khống hoặc chứng từ chưa đảm tính hợp lý hợp pháp vẫn dùng ghi sổ kế toán.

Việc luân chuyển chứng từ tại đơn vị thực hiện còn chưa tốt như:

Khâu lập chứng từ: Có đơn vị vẫn chưa biết vận dụng đầy đủ các mẫu biểu chứng từ để kiểm soát chi tiết mọi hoạt động trong đơn vị; nội dung nghiệp vụ ghi trên chứng từ không cụ thể, rõ ràng gây khoá khăn cho công tác hạch toán và thanh tra, kiểm tra.

Khâu kiểm tra chứng từ thực hiện chưa nghiêm túc dẫn đến vẫn bỏ lọt những sai phạm về hình thức và nội dung của chứng từ như: vẫn có chứng từ bị tẩy xoá, thiếu chữ ký của các đối tượng liên quan, số tiền tính toán trên chứng từ còn sai lệch, có những khoản chi mục đích sử dụng cũng như những định mức theo quy định không được phát hiện kịp thời….

Trong khâu lưu trữ và bảo quản chứng từ: Chứng từ kế toán sau khi đã sử dụng xong được đóng tập đưa vào lưu trữ, bảo quản theo chế độ quy định. Tuy nhiên, có những đơn vị do kho lưu trữ chứng từ chật hẹp, không đảm bảo nên một số chứng từ không được bảo quản cẩn thận, gây tình trạng ẩm mốc hoặc mối mọt, xếp lộn xộn không theo trật tự thời gian và nội dung kinh tế của chứng từ, nên khi cần tìm lại chứng từ để sử dụng lại hoặc dùng cho thanh tra, kiểm tra rất khó khăn, vất vả.

Đối với việc xây dựng kế hoạch luân chuyển chứng từ: Chưa có kế hoạch luân chuyển chứng từ một cách cụ thể để xác định được từng khâu, từng giai đoạn luân chuyển chứng từ, từ đó chưa xác định được trách nhiệm rõ ràng đối với từng đối tượng tham gia vào nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị.

Nhiều đơn vị chưa xây dựng riêng cho mình về nội quy, quy định về chứng từ kế toán nhằm thực hiện tốt tổ chức hệ thống chứng từ kế toán kết hợp với việc tăng cường hiệu lực quản lý trong đơn vị.

3. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế toán với việc tăng cường kiểm soát nội bộ trong các đơn vị sự nghiệp công lập

Xuất phát từ thực trạng mối quan hệ giữa tổ chức hệ thống chứng từ kế toán với hiệu lực quản lý tài chính trong các đơn vị sự nghiệp công lập như trên, để nâng cao hiệu quả giữa tổ chức hệ thống chứng từ kế toán gắn với nâng cao hiệu quả kiểm soát tình hình tài chính trong các đơn vị công lập thì cần tăng cường thực hiện các giải pháp sau:

Thứ nhất là, đối với khâu lập chứng từ: Để khắc phục hạn chế trong khâu lập chứng từ thì khi lập chứng từ phải tuân thủ theo Chế độ chứng từ kế toán hiện hành. Đối với những chứng từ bắt buộc, khi thực hiện lập phải theo đúng mẫu, đảm bảo lập theo đúng các yếu tố cơ bản của bản chứng từ để bản chứng từ đó phản ánh trung thực nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tránh tình trạng mẫu chứng từ lập tuỳ tiện không thống nhất về hình thức, nội dung trên chứng từ không phản ánh rõ ràng gây khó khăn cho việc thanh tra, kiểm soát các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Đối với yếu tố nội dung trên bản chứng từ cần được ghi cụ thể, rõ ràng, không ghi chung chung để dễ dàng cho việc phân loại đối tượng kế toán và hạch toán chi tiết theo từng đối tượng kế toán. Các chứng từ cùng loại, kế toán nên lập thành các bảng tổng hợp chứng từ cùng loại để hạch toán vào sổ kế toán một lần nhằm giảm nhẹ công tác kế toán tại đơn vị và thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm soát.

Thứ hai là, đối với khâu kiểm tra chứng từ: Khâu kiểm tra chứng từ trong các đơn vị nếu không thực hiện tốt sẽ dễ dàng để lọt những sai phạm cho nên đối với những chứng từ kế toán do đơn vị lập cần phải căn cứ vào các yếu tố cơ bản trên bản chứng từ lập theo đúng quy định. Đối với các chứng từ tiếp nhận từ bên ngoài về kế toán cần tiến hành kiểm tra đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ mới chuyển vào hạch toán, các yếu tố kiểm tra bao gồm: tên chứng từ; ngày, tháng, số thứ tự; tên, địa chỉ của các bên tham gia vào nghiệp vụ; nội dung kinh tế của chứng từ; quy mô về mặt số lượng và giá trị; chữ ký của các bên và chữ ký của người phê duyệt chứng từ. Để hạn chế đến mức tối đa những sai sót về mặt chứng từ thì kế toán cần tăng cường kiểm tra đối với tất cả các loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh kể cả thu và chi trong đơn vị, chứng từ kế toán phát sinh liên quan đến bộ phận nào thì bộ phận đó phải có trách nhiệm kiểm tra và công việc kiểm tra phải được thực hiện một cách thường xuyên, liên tục và phải coi là một khâu bắt buộc trong khi lập và tiếp nhận chứng từ. Đặc biệt, ngoài việc kiểm tra về mặt hình thức của chứng từ thì kế toán còn phải chú trọng đến việc kiểm soát nội dung trên chứng từ xem việc thu, chi có đúng theo dự toán, theo kế hoạch, các khoản chi xem có đúng định mức, đúng mục đích sử dụng và theo từng khoản mục chi tiết của Mục lục ngân sách nhà nước hay không. Ngoài việc thực hiện kiểm tra chứng từ ngay khi lập, khi tiếp nhận thì định kỳ khi đóng chứng từ thành tập theo thời gian và nội dung kinh tế. Kế toán phải thực hiện kiểm tra, kiểm soát lại lần nữa để hạn chế tới mức tối đa những sai sót về mặt chứng từ.

Thứ ba là, trong khâu lưu trữ và bảo quản chứng từ: Việc bảo quản chứng từ kế toán tại các đơn vị còn chưa được chú trọng, chưa có sự phân loại hợp lý theo nội dung kinh tế của chứng từ để thuận lợi cho việc lưu trữ và sử dụng lại chứng từ khi cần thiết. Chứng từ kế toán sau khi đã sử dụng xong phải đóng tập đưa vào lưu trữ, bảo quản theo chế độ quy định, không để tình trạng ẩm mốc hoặc mối mọt. Chứng từ bảo quản được xếp gọn gàng, khoa học theo thời gian và nội dung kinh tế như phân chứng từ tiền, vật tư, tài sản cố định, các khoản thanh toán… để dễ dàng tìm thấy khi cần thiết.

Thứ tư là, đối với kế hoạch luân chuyển chứng từ: Các đơn vị sự nghiệp hiện nay còn chưa chú ý nhiều đến kế hoạch luân chuyển chứng từ nên hầu như các đơn vị chưa xây dựng, thiết lập con đường đi riêng cho từng chứng từ kế toán trong đơn vị mình. Do đó việc xác định trách nhiệm của từng đối tượng trong từng khâu của quá trình luân chuyển chứng từ không được xác định rõ ràng. Đây cũng là nguyên nhân dẫn đến hiệu quả kiểm tra kiểm soát không thực sự hiệu quả đối với các đơn vị. Do đó, các đơn vị cần tiến hành xây dựng kế hoạch luân chuyển chứng từ riêng cho từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường xuyên liên tục trong đơn vị để có thể xác định quyền lợi cũng như trách nhiệm của các đối tượng có liên quan đến nghiệp vụ.

Thứ năm là, các đơn vị cần tiến hành xây dựng các nội quy chứng từ nhằm thực hiện tốt tổ chức hệ thống chứng từ kế toán theo quy định của Bộ Tài chính, trên cơ sở nội quy chứng từ cho phép đơn vị thực hiện kiểm soát tốt hơn về quyền lợi cũng như trách nhiệm đối với từng đối tượng liên quan đến từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị. Từ đó sẽ giúp cho việc quản lý tài chính trong đơn vị hiệu quả hơn.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Bộ Tài chính (2006), Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn, NXB Tài chính, Hà Nội.

2. Bộ Tài chính (2006), Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp: Theo quyết định Số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, NXB Tài chính, Hà Nội.

3. Trần Văn Thuận (2007), Nguyên lý kế toán, NXB Tài chính, Hà Nội.

4. Nguyễn Quang Quynh, Ngô Trí Tuệ, Tô Văn Nhật (2005), Lý thuyết kiểm toán, NXB Tài chính, Hà Nội.