TÌM HIỂU VỀ ERP – PHẦN MỀM QUẢN LÝ ĐA NĂNG DÙNG TRONG CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM

 

Enterprise resource planning software, viết tắt là ERP, là một giải pháp phần mềm ra đời cũng đã khá lâu với mục đích hỗ trợ quản trị doanh nghiệp.  Chức năng chính của ERP đó là tích hợp tất cả mọi phòng ban, mọi chức năng của công ty lại trong một hệ thống máy tính duy nhất để dễ theo dõi hơn, ERP như một phần mềm khổng lồ, nó có khả năng hỗ trợ doanh nghiệp về tài chính, nhân sự, sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng …Vậy, ERP cung cấp những tiện ích gì? Ở Việt Nam ERP đã nhận được sự quan tâm như thế nào từ phía DN?

ERP là gì?

Doanh nghiệp có thể coi như một thực thể kinh tế, gồm nhiều bộ phận với những chức năng khác nhau. Thông tin đầu ra của bộ phận này có thể là thông tin đầu vào của bộ phận khác hoặc thường xuyên phải phối kết hợp giữa các bộ phận. Nếu mỗi phòng ban sử dụng một loại phần mềm khác nhau thì có thể việc kết nối các dữ liệu với nhau rất khó, nhất là khi khối lượng dữ liệu lớn hoặc phần mềm không tương thích với nhau, từ đó sự phối hợp giữa các bộ phận của một công ty trở nên khó khăn, tốn kém, mất thời gian. ERP gom hết tất cả những thứ này lại với nhau và chỉ sử dụng một cơ sở dữ liệu duy nhất để tất cả mọi người, mọi phòng ban đều có thể truy cập vào và chia sẻ dữ liệu cho nhau.

​ERP – xuất hiện lần đầu tiên vào năm 1990 khi tập đoàn Gartner dùng nó để mở rộng cho MRP (Manufacturing Resources Planning), cũng là một phần mềm quản lý nhưng tập trung cho việc sản xuất hàng hóa.

Đến khoảng giữa những năm 1990, các cơ quan chính phủ và tổ chức phi chính phủ cũng bắt đầu ứng dụng ERP.

Tới khoảng năm 2000, thuật ngữ “ERP II” xuất hiện và được dùng để chỉ những phần mềm ERP có khả năng dùng giao diện web để truy cập và sử dụng. ERP II cho phép không chỉ bản thân công ty mà cả khách hàng và các đối tác trong dây chuyền cung ứng cũng có thể xem được thông tin. Hay nói cách khác, thế hệ ERP mới này hỗ trợ việc hợp tác giữa các công ty với nhau chứ không chỉ quản lý nội bộ nữa.

Tính linh hoạt của ERP

Công ty thay vì sử dụng nhiều phần mềm đơn lẻ thì chỉ cần sử dụng ERP như một phần mềm duy nhất để quản lý.

ERP sẽ được chia nhỏ thành các gói tùy mục đích, ví dụ như gói tài chính, gói nhân sự, gói kho bãi… Một công ty có thể chỉ mua một số gói nhất định tùy theo khả năng và nhu cầu của mình chứ không cần phải mua hết cả phần mềm. Giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí.

Ngoài ra, hệ thống ERP sẽ được tùy biến theo nhu cầu của từng công ty bởi mỗi doanh nghiệp sẽ có các yêu cầu khác nhau, những quy trình khác nhau. Và không chỉ các gói có thể tùy biến mà từng biểu mẫu, từng thanh công cụ, vị trí các nút, các khu vực điền số liệu… cũng thể được tinh chỉnh lại cho phù hợp nhất.

Ngoài phần mềm cài trên PC và nền web, các hãng ERP cũng có làm thêm phiên bản di động cho ứng dụng của mình. Khi được cung cấp ứng dụng giúp nhân viên công ty xem xét thông tin mọi lúc mọi nơi, ngay cả khi đang ở ngoài đường và không mang laptop bên cạnh. Bạn chỉ cần có smartphone là có thể nắm được hoạt động của công ty hay cửa hàng của mình.

Như vậy có thể thấy ERP khá linh hoạt giúp cho các doanh nghiệp dễ dàng ứng dụng vào trong công tác quản trị.

Các tính năng của ERP

ERP có thể hỗ trợ doanh nghiệp ở nhiều mặt hơn một phần mềm kế toán thông thường. Để tiện theo dõi, người viết sẽ tiến hành tổng hợp và so sánh các tính năng này.

 

STT	CÁC TÍNH NĂNG	ERP	PHẦN MỀM KẾ TOÁN
1	Kiểm soát thông tin khách hàng	Thông tin được lưu trữ ở một CSDL duy nhất, mọi nhân viên, CEO có thể dễ dàng truy cập xem thông tin KH.	Mỗi bộ phận: bán hàng, kho, kế toán có những cách lưu trữ thông tin khách hàng riêng, ở một nơi riêng, không đồng nhất.
	Tăng tốc quá trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ	Giúp tự động hóa một phần hoặc tất cả quy trình sản xuất, từ việc chuẩn bị nguyên vật liệu cho đến ra thành phẩm, quản lý đầu ra đầu vào, đóng gói và nhiều thứ khác. Công ty có thể tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, tăng năng suất và giảm lượng nhân sự cần thiết. Người quản lý có thể xem tất cả mọi thông số của công ty trong một giao diện hợp nhất.	PMKT giúp chuyên nghiệp hóa công tác kế toán, từ đó tác động gián tiếp đến các khâu khác giúp tăng năng suất công việc.
	Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án	ERP giúp doanh nghiệp kiểm tra và theo dõi tính đồng nhất trong chất lượng sản phẩm, đồng thời lên kế hoạch và phân bổ nhân lực một cách hợp lý tùy nhu cầu dự án. ERP còn có thể tự động kiểm tra trong cơ sở dữ liệu xem nhân viên nào có thế mạnh nào rồi tự gán họ vào từng tác vụ của dự án.	Không có
	Kiểm soát thông tin tài chính	CSDL là duy nhất nên TT tài chính chính xác hơn. ERP cũng có thể giúp tạo ra các bản báo cáo tài chính theo những chuẩn quốc tế như IFRS, GAAP.	CSDL là duy nhất TT kế toán chính xác. Hỗ trợ lập BCKT TC và nhiều BC đặc thù, chi tiết.
	Kiểm soát lượng tồn kho	ERP giúp kiểm soát xem trong kho còn bao nhiêu hàng, hàng nằm ở đâu, nguyên vật liệu còn nhiều ít ra sao. Có kế hoạch cung ứng hợp lý. Giúp giảm chi phí, giảm số người cần thiết, tăng nhanh tốc độ làm việc. BP cung ứng cũng có thể truy cập để lên KH, BP kế toán cũng có thể truy cập, hạch toán.	Giúp theo dõi hàng trong từng kho, định mức tồn kho…Nhưng không kết nối được thông tin với BP cung ứng trong việc lên KH.
	Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự	ERP có thể theo dõi sát sao giờ làm việc, giờ ra về, khối lượng công việc từng nhân viên đã làm là bao nhiêu (để tính lương và các phúc lợi), ngay cả khi những người nhân viên đó làm việc trong nhiều bộ phận khác nhau, ở nhiều khu vực địa lý khác nhau. Nhân viên cũng vui hơn vì với ERP, công ty có thể trả lương cho họ đúng thời gian hơn.	Vẫn theo dõi được nhưng khá phức tạp khi áp dụng nhiều hình thức lương khác nhau, nhân viên làm ở nhiều khu vực khác nhau. Thậm chí, hiện nay nhiều PMKT yếu về phần hành tiền lương, vẫn phải làm trên Excel.
	Giao tiếp, xã hội hóa việc liên lạc trong công ty	ERP còn có chức năng như một mạng xã hội, các nhân viên, BP có thể chat với nhau để kiểm tra, truy vấn thông tin.	Không có

Thị trường ERP ở Việt Nam

Nếu như năm 2006, thị trường ERP dường như chỉ có Oracle chiếm lĩnh thị trường doanh nghiệp (DN) lớn lẫn DN vừa và nhỏ thì năm 2007 thị trường ERP Việt Nam (VN) thực sự trở nên sôi động, đánh dấu bằng việc tham gia của một loạt các “đại gia” ERP như: SAP, Tectura, Atos, Soltius, IBM…

Nổi bật phải nói đến SAP – nhà cung cấp giải pháp quản trị DN số 1 thế giới đã nhanh chóng ký kết đối tác chiến lược với chính những nhà tư vấn triển khai giải pháp ERP của Oracle là FPT, Pythis… Bên cạnh đó, SAP còn phát triển đối tác đào tạo tại VN và phối hợp với các trường đại học để cung cấp nguồn nhân lực cho phát triển lâu dài.

Các DN nước ngoài đi đầu trong giải pháp ERP một cách mạnh mẽ cũng là bởi họ nhìn rõ nhu cầu thị trường. Các DN, nhất là các tập đoàn, công ty lớn phải chịu sức ép cạnh tranh từ gia nhập WTO và niêm yết trên thị trường chứng khoán hiểu rõ sự cần thiết phải ứng dụng ERP. Các DN tư nhân lớn như Kinh Đô, Phong Phú, PV Drilling… đã nhập cuộc với các hợp đồng lên tới hàng triệu USD và sẵn sàng cho cuộc cải cách lớn từ quản lý theo từng giai đoạn sang quản lý tổng thể, đặc biệt với các DN thuộc lĩnh vực có tính cạnh tranh cao như: ngân hàng, tài chính, bảo hiểm, viễn thông và một số cơ quan chính phủ

Không chỉ quan tâm tới những khách hàng lớn, các nhà sản xuất còn có sự đầu tư nhất định cho thị trường DN vừa và nhỏ VN với những gói sản phẩm giá cả phải chăng, dễ dàng và nhanh chóng triển khai. Sự kiện nổi bật trong thời gian qua là Công ty CP MISA đã triển khai thành công gói mini ERP cho DN vừa và nhỏ và đã đạt giải Sao Khuê 2013.

Đây là phần mềm online tích hợp nhiều tính năng quản trị doanh nghiệp như tính năng quản trị tài chính kế toán, quản trị nhân sự, quản trị bán hàng tới quản trị truyền thông, công việc, tri thức, sáng kiến, hành chính… Có thể thấy AMIS.VN như một giải pháp ERP thu nhỏ. Điểm đáng chú ý là mức giá mà MISA công bố phù hợp triển khai cho mọi loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ thuộc mọi lĩnh vực: thương mại, dịch vụ, sản xuất, xây dựng, chỉ tương đương cước sử dụng điện thoại di động.

Hạn chế của ERP

Một trong những lý do khiến dự án ERP bị thất bại là trong khâu tích hợp và ứng dụng vào thực tiễn chứ hiếm khi bị thất bại do thiếu tiền hay những vấn đề tài chính khác. ERP giúp các công ty tiết kiệm được một khoản chi phí khá lớn so với việc thực hiện công việc thủ công, nhưng sẽ là lãng phí nếu có phần mềm mới những không chịu thay đổi cách thức vận hành. Bởi các DN hiện nay thường quản lý riêng lẻ các quá trình, mỗi quá trình có thể có những phần mềm riêng. Phương thức quản lý này có thể không hiệu quả bằng quản lý thống nhất, nhưng nó đơn giản. Với ERP, khi một nhân viên nhập liệu sẽ thấy được những thông tin có liên quan của khách hàng, chẳng hạn như liệu người đó có trả tiền cho thứ mà họ mới mua hay chưa, mức đánh giá tín dụng của người đó ra sao, người đó đã từng mua những gì, và có thể họ sẽ phải update những thông tin này luôn. Bên kho bãi cũng phải cập nhật thông tin lên Internet (hoặc mạng nội bộ) thường xuyên chứ họ không chỉ làm việc với giấy tờ như trước nữa. …

ERP minh bạch hóa mọi thứ, tất cả đều được hệ thống quản lý nên chuyện tham nhũng rất khó xảy ra, và chính điều này khiến một số cá nhân trong công ty từ chối sử dụng phần mềm mới. Việc đưa ERP có thể giúp ích cho doanh nghiệp, cho khách hàng, nhưng lại làm những nhân viên này mất đi “thu nhập ngoài luồng” của mình. Đây cũng là điều mà các công ty rất lo lắng bởi nó dẫn đến sự thất bại của dự án tích hợp ERP.

ERP cũng có những hạn chế nhất định ngay cả với các phân hệ của chính mình. Có một số công ty chỉ dùng ERP nhưng không thể đáp ứng được hết nhu cầu của họ, nên phải dùng thêm một hoặc một số phần mềm khác. Khi đó, có thể gặp vấn đề là làm sao ERP tích hợp tốt với các giải pháp bên ngoài này, từ việc trao đổi dữ liệu cho đến quy trình làm việc.

Ngoài ra, một lý do khiến ERP thường bị thất bại khi triển khai mặc dù doanh nghiệp đã chi rất nhiều tiền, đó là những người lãnh đạo không rành về hệ thống. Họ chỉ biết rõ nhu cầu của mình, và chỉ đạo xuống cho bên IT thực hiện. Bên IT lại không rõ về quy trình của doanh nghiệp cũng như các yêu cầu kinh doanh nên lại gặp khúc mắc khi triển khai.

Đề xuất: Có nên ứng dụng ERP trong việc xây dựng một mô hình thực hành doanh nghiệp ảo cho cả chuyên ngành QTKD và Kế toán?